Gisteren hadden we weer een bestuursvergadering. Het aantal reguliere bestuursvergaderingen is 10 tot 12 per jaar. Daarnaast worden af en toe korte besprekingen ingelast om een acuut probleem op te lossen.
In de bestuursvergaderingen worden in ieder geval lopende zaken besproken die veelal van organisatorische en financiële aard zijn. Daarnaast worden er ook beleidsmatige onderwerpen aan de orde gesteld. Welke kant moeten we met ons koor op, is momenteel een zeer belangrijke vraag.
We hebben net de grens van 40 koorjaren overschreden en dat is een goed moment van bezinning op de toekomst. Het antwoord op die vraag over de weg die we moeten inslaan, moet worden vastgelegd in een beleidsplan. Het komt goed uit dat het beleidsplan juist aan een nieuwe periode van 4 jaar toe is. Hoe we daarmee omgaan zal in een van de volgende berichten aan de orde komen. Nu beperk ik me tot de bestuursvergadering van gisteravond.
De agenda van een bestuursvergadering kent een standaardindeling zoals die ook voor andere verenigingen zal gelden: Opening, mededelingen, vaststellen agenda, verslag vorige vergadering, ingekomen stukken.
Daarna komt een belangrijk belangrijk agendapunt: Financiële aangelegenheden. Bij dat punt komen alle onderwerpen aan de orde die met de financiën te maken hebben. Hoe staat het met de sponsoring; was het saldo van het laatste concert positief of negatief; hoe staat het met subsidies enz.
Gelukkig hebben we tot op heden een gezonde financiële vereniging. Toch ziet de toekomst er niet te rooskleurig uit. Uitgaven (huur locaties, kosten van medewerkers enz.) stijgen en inkomsten (minder bezoekers bij concerten, lagere contributie-opbrengsten, minder subsidies) dalen. Het is van belang om tijdig evenwicht te vinden tussen de uitgaven en inkomsten. Vaak is dit een onderwerp van overleg.
Ook van groot belang is dat de organisatorische zaken rondom concerten goed verlopen en dus staan alle komende concerten en medewerkingen op de agenda en worden belangrijke aandachtspunten besproken. Naast de aandacht voor de komende uitvoeringen, is het ook belangrijk om te bezien of de voorgaande uitvoeringen goed zijn verlopen en of er elementen van verbetering zouden zijn.
Meestal blijft er dan ook nog wel enige tijd over om van gedachten te wisselen over allerlei zaken die het koor betreffen maar niet direct onder een agendapunt gebracht kunnen worden, ofwel: Wat verder ter tafel komt.
In een maandelijks ongeveer drie uur durende, inspannend, maar prettig overleg proberen we zo het koor op het goede spoor naar een mooie toekomst te houden.
Geen opmerkingen:
Een reactie posten